การออก "หนังสือเตือน" (Warning Letter) ให้ถูกต้องตามกฎหมาย และมีผลบังคับใช้จริง

1.ทำไมหนังสือเตือนสำคัญ

การไล่ออกเพราะฝ่าฝืนข้อบังคับ โดยไม่จ่ายค่าชดเชย ต้องมีหนังสือเตือนก่อน เว้นกรณีร้ายแรง (มาตรา 119 (4)) ถ้าเตือนไม่ถูกต้อง นายจ้างอาจแพ้คดีและต้องจ่ายค่าชดเชย

2.หนังสือเตือนที่ถูกต้องต้องมีอะไร

• เป็นลายลักษณ์อักษร ระบุวันที่
• ชื่อลูกจ้างและตำแหน่ง
• ข้อเท็จจริงของความผิด วัน เวลา เหตุการณ์
• ข้อบังคับหรือคำสั่งที่ฝ่าฝืน
• ข้อความเตือนว่าหากทำซ้ำจะถูกลงโทษทางวินัยรวมถึงเลิกจ้าง
• ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ

3.วิธีส่งและพิสูจน์ว่าลูกจ้างได้รับ

ให้ลูกจ้างลงชื่อรับทราบ ถ้าลูกจ้างไม่ยอมรับ ให้มีพยานลงชื่อว่ามีการยื่น หรือส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียน/อีเมลที่ลูกจ้างใช้ ตามข้อบังคับ ลูกจ้างที่ลงชื่อรับทราบ ไม่ได้แปลว่ายอมรับว่าผิด แต่รับทราบว่าได้รับเอกสาร

4.อายุและขอบเขตของหนังสือเตือน

มีผลบังคับได้ไม่เกิน 1 ปีนับแต่วันที่ลูกจ้างกระทำผิด และใช้ได้กับความผิดประเภทเดียวกัน เช่น เตือนเรื่องมาสาย แล้วไปไล่ออกเพราะผิดเรื่องอื่น อาจไม่ชอบ

5.ลูกจ้างที่ได้รับหนังสือเตือน

อ่านให้ละเอียด ชี้แจงข้อเท็จจริงเป็นลายลักษณ์อักษรถ้าไม่เห็นด้วย เก็บสำเนา และเก็บหลักฐานที่แย้ง ลายมือชื่อไม่ผูกมัดให้ยอมรับว่าผิด ให้เขียนว่า "รับทราบเท่านั้น ไม่ยอมรับข้อกล่าวหา" ได้